Des confirmations écrites à la main à un parcours de réservation fluide
Il n’y a pas si longtemps, les réservations à Kasnäs se géraient entièrement à la main. Les e-mails de confirmation étaient rédigés un par un, et la réception répondait à un flot continu d’appels de clients qui voulaient vérifier les disponibilités ou réserver.
« Un seul appel pouvait durer jusqu’à 27 minutes, raconte Henrika Enestam, directrice de Kasnäs. Il nous fallait un système qui nous libère du temps pour nous consacrer au service en personne. »
Le moteur de réservation en ligne de VISIT a répondu directement à ce besoin. Les clients peuvent désormais réserver en ligne à tout moment, sans devoir appeler aux heures d’ouverture. Côté back-office, le PMS All-in-One de VISIT a apporté le même soulagement : les e-mails de confirmation, autrefois rédigés à la main, sont maintenant générés automatiquement. « Avant, nous écrivions les e-mails de confirmation nous-mêmes. Aujourd’hui, le PMS produit instantanément des confirmations professionnelles, ce qui réduit les erreurs et nous fait gagner un temps précieux », explique Henrika. Le transfert des commandes de la caisse du restaurant vers le système de l’hôtel est lui aussi devenu bien plus simple.
Cartes cadeaux, forfaits et une offre d’expériences qui s’étoffe
Depuis la mise en place de la VISIT Platform, l’un des changements les plus concrets est la progression des ventes de cartes cadeaux. Leur vente demandait auparavant beaucoup de gestion manuelle. Désormais en ligne, elles sont plus faciles à offrir pour les clients, et plus simples à gérer et à mettre en avant au bon moment pour l’équipe.
« C’est incroyable à quel point cela s’est développé, confie Henrika. Nous pouvons les mettre en avant à certaines périodes de l’année, par exemple autour de la fête des Pères et à Noël. »
Kasnäs bénéficie d’une clientèle variée et fidèle. Les familles viennent pour des week-ends spa et des repas partagés. Les groupes réservent des moments sauna. Entreprises et associations choisissent le resort pour leurs séminaires et leurs séjours d’équipe, surtout en mai, juin, août et septembre, quand elles préparent la pause estivale ou en reviennent. Disposer d’un outil de réservation capable de gérer cette diversité, et de la présenter clairement aux clients en ligne, a changé concrètement le fonctionnement de l’équipe.
« Nous voulions offrir une expérience plus moderne et plus fluide, où les clients peuvent réserver à tout moment, quelles que soient les heures d'ouverture, pour leur faciliter la vie comme la nôtre. »
Au cœur d’un écosystème plus large
Pour Kasnäs, la valeur ne réside pas seulement dans les systèmes eux-mêmes, mais aussi dans l’appartenance au réseau VISIT. Participer au VISIT Summit a permis à l’équipe d’apprendre d’autres établissements qui utilisent la VISIT Platform, et de rencontrer les personnes qui travaillent en coulisses.
« Le VISIT Summit était formidable. Je ne mesurais pas à quel point ce serait utile avant d’y aller, confie Henrika. C’était génial de rencontrer d’autres utilisateurs du même système, d’apprendre ce qui fonctionne bien, quelles difficultés existent et comment les autres s’en servent. On se rend compte qu’il y a des fonctionnalités qu’on n’exploite peut-être pas encore. »
La relation avec l’équipe VISIT est elle aussi très positive. « Toute l’équipe est très efficace, à l’écoute, et prend grand soin de ses clients », souligne Henrika.
Et maintenant ?
Aujourd’hui, environ 95 % des visiteurs de Kasnäs viennent de Finlande. L’équipe souhaite développer sa clientèle internationale, en pensant notamment à la Suède, à l’Allemagne et à d’autres marchés. Une réservation en ligne simple et accessible est au cœur de cette ambition.
Petite entreprise familiale devenue une adresse reconnue, l’hôtel a pu, grâce à la VISIT Platform, suivre le rythme de sa croissance sans perdre la touche personnelle qui l’a toujours distingué.