L’organisation d’avant
Avant de passer à la VISIT Platform, Ombergs Golf Resort gérait ses réservations à la main, avec des systèmes distincts pour la réception et pour le restaurant. Toute l’équipe en ressentait les frictions.
« Notre ancien système était lent et limité. Il nous compliquait la tâche plus que nécessaire », explique Adam.
Toutes les réservations arrivaient par téléphone ou par e-mail, ce qui pesait lourdement sur le service réservations. Et comme la réception et le restaurant travaillaient sur des plateformes différentes, la coordination entre les services était plus compliquée qu’elle n’aurait dû l’être.
Le PMS : une exploitation enfin réunie
Avec le PMS All-in-One de VISIT (powered by VisBook), la réception et la gestion du restaurant se trouvent désormais dans le même système. Des fonctions comme le module de réservation de tables sont accessibles depuis chaque poste équipé du PMS, ce qui simplifie le travail entre les services.
« Maintenant que tout est dans la plateforme, nous n’avons plus à passer d’un outil à l’autre. Notre travail est devenu beaucoup plus simple et mieux coordonné », souligne Adam.
Avec une vue unique et cohérente de l’exploitation, l’équipe peut se consacrer aux clients au lieu de gérer les outils qui l’entourent.
« Avec VisBook, tout est beaucoup plus fluide. C'est rapide, intuitif, et nous gérons toute notre activité dans un seul système. »
Le moteur de réservation en ligne de VISIT : une meilleure façon de réserver
Le PMS a réglé la question en interne, mais Ombergs voulait aussi offrir une meilleure expérience aux clients au moment de réserver. Le service réservations recevait un volume considérable d’e-mails et d’appels, dont une bonne partie aurait pu être traitée plus efficacement en ligne.
« Avant de mettre en place le moteur de réservation de VISIT, nous étions submergés d’e-mails et d’appels. Beaucoup auraient facilement pu être gérés par les clients eux-mêmes sur une plateforme de réservation en ligne », explique Adam. « Nous voulions simplifier les choses, pour nos clients comme pour nous. »
Depuis sa mise en service, les clients sont plus nombreux à réserver en ligne plutôt que par téléphone ou e-mail. L’équipe a moins de travail, et la réservation est plus rapide pour les clients. La plateforme permet aussi de présenter plus facilement les options et les surclassements, que chacun découvre à son rythme : un message plus difficile à faire passer au téléphone.
La synchronisation entre le PMS et le moteur de réservation, tous deux intégrés à la VISIT Platform, est en soi un avantage concret. Selon Adam, elle permet d’avoir « le moins de travail manuel possible, puisque les réservations, les paiements, les remboursements et les annulations, entre autres, se synchronisent automatiquement ».
Et ensuite ?
Ombergs Golf Resort continue de chercher comment fluidifier encore l’expérience des clients et du personnel. Clés numériques et outils plus avancés de communication avec les clients font partie des pistes que l’équipe étudie actuellement.
« Nous cherchons en permanence de nouvelles solutions pour faciliter la vie des clients comme du personnel. Les clés numériques sont une piste pour l’avenir, afin de rendre l’arrivée encore plus fluide », indique Adam.
Avec la VISIT Platform pour socle, Ombergs Golf Resort dispose d’une organisation adaptée à ce qu’il est aujourd’hui comme à ce qu’il deviendra demain.