Arrivées spontanées et groupes, sans friction
Avec une telle variété d’hébergements et d’attentes à gérer, il faut un système qui suive le rythme de la journée. En haute saison estivale surtout, pouvoir accueillir rapidement les arrivées spontanées change vraiment la donne.
« La fonction d’attribution rapide du PMS nous permet de placer très vite les clients sans réservation sur les emplacements disponibles », explique Camilla.
Les réservations de groupe ont leurs propres exigences, et l’équipe trouve la fonction de notes particulièrement utile pour ne perdre aucun détail. « Pour les groupes avec enfants, nous utilisons beaucoup les champs de notes. Nous répartissons clairement les chambres : lesquelles sont pour les filles, pour les garçons, pour les parents accompagnateurs. C’est très pratique, parce que c’est visible immédiatement à l’arrivée. »
Linn Thulin Vikman, elle aussi responsable de l’équipe d’accueil, souligne combien il est utile de voir les notes directement sur les listes d’arrivées et de départs quand l’activité s’intensifie. « C’est vraiment pratique un jour d’été où tout est complet. On a toutes les informations nécessaires, sans rien de superflu, et si quelque chose est ajouté, un simple clic suffit pour le voir. »
La communication client centralisée
L’équipe utilise aussi l’intégration e-mail du PMS, qui enregistre les échanges avec chaque client directement dans sa fiche de réservation. Quand un client écrit avant son séjour avec plusieurs questions, la réponse part du PMS : toute la conversation reste au même endroit, et n’importe quel membre de l’équipe peut la reprendre facilement.
« Si quelqu’un nous écrit avec beaucoup de questions sur son séjour, par exemple sur le linge de lit, la venue de son chien ou un lit bébé, nous répondons via le PMS, explique Camilla. Comme ça, tout est enregistré et facile à retrouver plus tard, sans avoir à fouiller dans la boîte de réception. »
Pour une équipe qui gère de nombreuses réservations pendant une saison chargée, cette visibilité limite la confusion et fait gagner du temps.
Deux sites, un seul système
Lisebergsbyn n’est pas le seul site dont s’occupe l’équipe. Elle gère aussi Lisebergs Camping Askim Strand, ouvert pendant la saison estivale. Comme les deux sites sont accessibles dans le même système, il est facile de garder un œil sur ce qui se passe de part et d’autre.
« Nous consultons régulièrement les réservations et les statuts de l’autre site, entre Askim et Lisebergsbyn, explique Linn. Nous réservons rarement l’une pour l’autre, pour éviter toute confusion, mais c’est très appréciable d’avoir cette visibilité. »
Former les saisonniers et trouver de l’aide au bon moment
Rendre rapidement opérationnels les saisonniers est un défi bien connu dans l’hôtellerie et le tourisme. À Lisebergsbyn, les saisonniers, nouveaux comme habitués, suivent quatre jours de formation, dont une bonne partie est consacrée au PMS.
« Au début, ça fait beaucoup à assimiler, mais nous les guidons dans les bases et nous veillons à ce qu’ils sachent gérer les tâches les plus courantes », explique Linn.
Quand des questions surgissent en dehors de la formation, l’équipe support est facile à joindre. « J’ai le sentiment qu’on est vraiment bien aidé quand on appelle le support, et aucune question ne paraît trop bête », confie Camilla. L’équipe met aussi à jour ses propres manuels internes chaque année et consulte régulièrement le site d’assistance pour obtenir des réponses rapides.
Encore des fonctions à explorer
Pour Camilla et Linn, le PMS All-in-One de VISIT est devenu un pilier du fonctionnement quotidien de Lisebergsbyn. Elles sont pourtant les premières à reconnaître qu’il reste des choses à découvrir. À l’avenir, l’équipe espère tirer davantage parti des fonctions dédiées aux offres séminaires et continuer à explorer des fonctionnalités qu’elle n’a pas encore pleinement exploitées.