Le défi : des systèmes éclatés et des coûts en hausse

Avant de passer à la VISIT Platform, Jula Hotell travaillait avec un environnement technique morcelé qui freinait son exploitation. Jenny Moore, responsable commerciale du groupe, l’explique : l’ancien système « nécessitait de nombreux modules et intégrations séparés pour fonctionner comme un système complet ». Une complexité inutile, qui se faisait sentir dans toute l’entreprise.

Le coût pesait tout autant. « Avant, nous devions payer plusieurs systèmes différents : un pour l’hôtel, un pour le restaurant, un pour les séminaires et un pour la caisse. C’était à la fois cher et difficile à gérer. » Le groupe avait besoin d’une solution unique, de la réservation au reporting, sans avoir à jongler entre plusieurs plateformes.

 

Le changement : une prise en main fluide et une confiance immédiate

Le passage à PMS All-in-One (powered by VisBook) s’est fait simplement dès le départ. Jenny décrit une mise en route claire et bien accompagnée : grâce à la logique du système, les équipes ont vite pris leurs marques. « Nous avons pu travailler pleinement au bout de peu de temps, sans perturber l’exploitation. »

Lorsque de petites difficultés sont apparues pendant le déploiement, l’équipe VISIT a réagi rapidement. « Cela n’a pas affecté notre activité, ce qui montre à quel point le système est stable et fiable, même en phase de mise en place. »

Le modèle tarifaire s’est lui aussi révélé bien adapté. Avec une tarification indexée sur le chiffre d’affaires, il est selon Jenny « parfait pour nous, une entreprise saisonnière dont le taux d’occupation varie beaucoup dans l’année. C’est à la fois économique et équitable », bien loin des coûts fixes de leurs multiples systèmes d’avant.

Un seul système pour tous les services

Douze mois après l’adoption de PMS All-in-One, l’effet sur l’exploitation des cinq établissements de Jula Hotell est net. Hôtel, restaurant, séminaires et caisse sont réunis sur la même plateforme : le groupe en a fini avec le cloisonnement entre services et a nettement réduit le risque d’erreur.

« Le temps consacré à l’administratif a baissé d’environ 20 à 25 % », indique Jenny. « Rien qu’à la réception et aux réservations, nous gagnons plusieurs heures chaque semaine grâce à une gestion des réservations plus simple, à des processus automatisés et à des rapports clairs. »

Le gain est particulièrement visible pour les événements complexes. « Cela a changé énormément de choses, surtout pour les séminaires, les événements et les mariages, où le temps administratif a fortement diminué. Quand toutes les informations sont réunies dans un seul système, le risque de malentendus entre services diminue. »

La facturation est aussi devenue plus fiable. Toutes les consommations du restaurant, du bar et des autres services arrivent directement dans le même système, et tout est correctement reporté sur la note du client. Selon Jenny, cela « réduit au minimum le risque d’erreur au moment du départ et contribue à une expérience plus fluide et plus professionnelle pour le client ».

Les équipes ont elles aussi adopté le changement. Elles apprécient en particulier le planning des réservations et la facilité avec laquelle elles gèrent options, forfaits et tarifs. « Les informations se mettent à jour automatiquement entre les services, ce qui limite les malentendus et les doubles saisies. »

 

Des ventes plus fortes grâce à la VISIT Platform

L’association de PMS All-in-One et du moteur de réservation en ligne de VISIT (powered by BookVisit) a eu un effet direct sur le chiffre d’affaires. Depuis que le groupe utilise les deux, les réservations directes ont progressé d’environ 15 %. Pour Jenny, c’est une amélioration qui profite à la rentabilité, mais aussi à la qualité de la relation avec les clients.

Les ventes de forfaits ont elles aussi nettement augmenté. « La VISIT Platform permet de créer, vendre et promouvoir des forfaits beaucoup plus facilement, surtout sur notre propre site. Nous pouvons travailler nos produits de façon stratégique, saison par saison. » Résultat : un chiffre d’affaires total en hausse d’environ 10 %, porté en grande partie par un revenu par client plus élevé grâce aux forfaits.

Pour un groupe d’hôtels de destination, cette capacité est au cœur du métier. « Les forfaits sont absolument essentiels pour nous. Grâce à l’intégration entre notre PMS et notre moteur de réservation, nous créons, promouvons et vendons facilement des offres attractives directement en ligne. Cela renforce à la fois notre présence numérique et notre compétitivité. »

 

Un partenariat pensé pour la croissance

Pour Jenny, l’intérêt du changement dépasse les chiffres. « La VISIT Platform est moderne, complète et facile à utiliser : elle fait vraiment gagner du temps et simplifie le quotidien. Et surtout, on a en face de soi un partenaire impliqué, à l’écoute, qui fait évoluer le système avec ses clients. »

Son conseil aux autres groupes hôteliers qui envisagent le même pas est simple : « Allez-y. »

Elle insiste sur l’intérêt pour les établissements qui comptent plusieurs services. « Quand un hôtel travaille beaucoup avec les séminaires ou qu’il a plusieurs services, comme un restaurant, un bar ou un spa, disposer d’un système complet qui réunit toutes les informations au même endroit a une vraie valeur. C’est un investissement vite rentabilisé, en efficacité, en qualité et en satisfaction client. »

Pour Jula Hotell, adopter la VISIT Platform a été une étape clé de sa transformation numérique, bien plus qu’un simple changement de système. Le groupe a ainsi libéré du temps et des ressources pour se concentrer sur l’essentiel : ses clients.