Une hospitalité qui a toujours un temps d’avance
Les clients de Hackholmssund ne viennent pas seulement chercher un changement de décor. Ils arrivent avec un objectif précis, et souvent des attentes tout aussi élevées.
« La plupart de nos clients viennent chez nous pour faire avancer les choses et développer leur activité, explique Jesper. Notre rôle est de réunir les conditions idéales pour une réunion réussie. Cela passe par une préparation minutieuse avant l’arrivée, puis, une fois les participants sur place, par une présence attentive et engagée qui nous permet de garder un temps d’avance. Nos clients peuvent ainsi se concentrer entièrement sur l’objet de leur réunion. »
Cette hospitalité proactive suppose de disposer de la bonne information au bon moment. Avec la croissance de l’activité, les outils devaient suivre.
De l’analogique au numérique
Début 2023, Hackholmssund a doublé sa capacité, en chambres comme en salles de réunion. Une étape importante, qui a rendu indispensable le passage à un fonctionnement vraiment numérique.
« Le PMS All-in-One de VISIT (powered by VisBook) s’est imposé comme une évidence quand nous avons quitté un mode de fonctionnement très analogique, en interne comme avec nos clients, raconte Jesper. Il nous permet de gérer efficacement réservations, ventes, coordination des réunions, restauration et ménage, tout en s’intégrant sans difficulté à notre logiciel comptable. »
L’accès mobile s’est révélé particulièrement précieux. Chaque membre de l’équipe peut consulter le système depuis son téléphone, ce qui facilite nettement la coordination au fil d’une journée chargée. « Comme tous les collaborateurs ont accès au système sur leur mobile, le quotidien est beaucoup plus simple, et chacun se sent davantage impliqué. Je trouve ça très positif », souligne Jesper.
« Le PMS All-in-One de VISIT a fait passer notre planification à un tout autre niveau. Il a apporté de la sérénité à notre équipe, et le quotidien est beaucoup plus fluide. »
Une vision plus claire de toute l’activité
Les fonctions de reporting du PMS donnent à Jesper et à son équipe une vision plus claire des performances au jour le jour. Ventes, réservations et principaux indicateurs opérationnels sont accessibles rapidement, au même endroit. Plus besoin de courir après l’information dans différentes sources pour savoir où en est l’activité.
Dans un lieu où chaque détail du séjour est soigneusement géré, cette visibilité compte.
Plus de sérénité au restaurant et dans les salles de réunion
C’est en restauration et en séminaires que le changement se ressent le plus, deux services où la planification et la coordination demandaient auparavant beaucoup de travail manuel.
« Le PMS a fait passer notre planification à un tout autre niveau, surtout en restauration et en séminaires, affirme Jesper. Le système a apporté de la sérénité à notre équipe, et le quotidien est beaucoup plus fluide. »
Le service d’étage en profite aussi. « La planification de l’équipe de ménage est devenue bien plus simple et plus efficace, ce qui améliore au final l’expérience client », explique Jesper. Son objectif : offrir « un séjour si fluide que les clients pensent déjà à leur prochaine visite au moment de partir ».
Et maintenant ?
Hackholmssund continue de développer son offre. Le lieu accueille désormais, pour la première fois, des événements privés et des mariages, tout en restant fidèle aux séjours exclusifs réservés à des groupes fermés.
« Comme toujours, nous resterons réservés à des groupes fermés, pour garantir une atmosphère privée et intime et un service d’exception, précise Jesper. Notre ambition reste aussi d’être le lieu de réunion le plus recherché de Suède pour les entreprises ambitieuses qui attendent davantage qu’une réunion classique. »
Avec VISIT à ses côtés pour les réservations, la planification, le ménage et le reporting, l’équipe a plus de temps et l’esprit plus libre pour se consacrer à l’essentiel à Hackholmssund : faire en sorte que chaque réunion vaille le déplacement.