Un partenariat de longue date avec VISIT

Finnskogtoppen travaille avec VISIT depuis de nombreuses années. L’hôtel est passé des réservations notées à la main dans des classeurs au PMS All-in-One de VISIT (powered by VisBook) : son tout premier PMS, dont l’équipe est satisfaite depuis le premier jour. L’arrivée du module Spa du PMS l’a rendu encore plus central au quotidien, avec un outil tout-en-un puissant pour gérer l’hébergement, le planning du spa et bien plus encore.

En décembre 2022, le moteur de réservation en ligne de VISIT, l’IBE (powered by BookVisit), est venu compléter l’ensemble. Comme l’hôtel travaille presque exclusivement avec des forfaits, sa réservation en ligne avait jusque-là ses limites. Lorsque l’équipe a découvert l’IBE de VISIT lors d’une conférence, elle a été, se souvient Therese, « tout de suite à la fois enthousiaste et fascinée ». C’était exactement la solution qu’elle espérait.

 

Une plateforme, un flux de travail fluide

Au quotidien, les briques de la VISIT Platform forment un duo à la fois puissant et simple à utiliser. Therese décrit l’IBE comme « un système très convivial, facile à prendre en main et logique », et le PMS comme « extrêmement complet et puissant ». Grâce à l’intégration étroite entre les deux, forfaits, tarifs et options se gèrent efficacement, et tout circule de l’un à l’autre sans accroc.

Ensemble, ils constituent la colonne vertébrale opérationnelle de Finnskogtoppen, de la réception jusqu’au spa.

Plus de réservations en ligne et des ventes additionnelles automatisées

Ces dernières années, Finnskogtoppen a vu les habitudes de réservation nettement évoluer. Autrefois, les réservations en ligne représentaient environ 30 % du total, contre 70 % traitées manuellement. Aujourd’hui, plus de 50 % des clients particuliers réservent en ligne.

Ce changement tient en grande partie à la possibilité de proposer soins et options directement dans le parcours de réservation. Un vendredi ordinaire, Finnskogtoppen peut désormais compter 5 à 10 bouteilles de vin pétillant réservées à l’avance pour les chambres, sans que l’équipe n’ait eu à les vendre. Il en va de même pour les départs tardifs, l’assurance annulation et les autres options, qui se vendent maintenant presque toutes seules. Avec l’ancienne solution, c’était tout simplement impossible.

 

Le module Spa, pivot des opérations quotidiennes

Le module Spa de VISIT joue un rôle central dans le fonctionnement quotidien de l’hôtel. Therese estime qu’il offre « vraiment tout ce que nous voulons ». Et depuis que les soins sont réservables en ligne via l’IBE, elle le juge absolument indispensable.

Les clients réservent eux-mêmes leurs soins, en option au moment de la réservation ou plus tard grâce à un lien dans l’e-mail de bienvenue. La réception y gagne un temps considérable, avec beaucoup moins d’e-mails et de travail manuel autour des créneaux disponibles. La grande majorité des clients gèrent désormais tout cela en totale autonomie.

 

Un impact concret sur l’exploitation

La combinaison des deux solutions a eu un effet mesurable sur les effectifs et l’efficacité. Cartes cadeaux, chambres, produits seuls et soins : les clients peuvent tout acheter en ligne, ce qui libère l’équipe pour des tâches à plus forte valeur. Aujourd’hui, une seule personne à la réception gère les réservations, les appels, les e-mails et l’assistance.

Therese est claire sur ce que signifierait la suppression de l’un ou l’autre système : la charge de travail obligerait à recruter au moins un employé à temps plein de plus à la réception.

Comme elle le résume : « Nous sommes tout simplement très satisfaits de la solution. »