Le problème des systèmes cloisonnés
Avant d’adopter la VISIT Platform, l’équipe jonglait entre plusieurs outils distincts pour les réservations, la gestion du restaurant et les paiements. C’est au restaurant que les frictions se faisaient le plus sentir.
« Notre ancien système de restaurant nous posait de gros problèmes. À la réception, on s’en sortait tant bien que mal, même si tout prenait plus de temps. Mais pour l’équipe du restaurant, c’était un vrai casse-tête : la caisse, les intégrations, rien ne fonctionnait correctement. Il nous fallait quelque chose de simple et d’efficace », explique la responsable de la réception de Dömle Herrgård.
Une seule plateforme pour tous les services
Le PMS All-in-One de VISIT (powered by VisBook) est désormais le cœur de l’exploitation : réception, ménage, restaurant et organisation des événements travaillent tous dans le même système. Les informations circulent d’un service à l’autre sans saisie manuelle. Résultat : moins de ces petites erreurs et incompréhensions qui s’accumulent quand chaque équipe a ses propres outils.
La différence se voit aussi dans la rapidité avec laquelle les nouveaux arrivants prennent leurs marques. « C’est de loin le système le plus simple sur lequel j’aie jamais formé quelqu’un. J’en ai pratiqué beaucoup, mais grâce à la VISIT Platform, les nouvelles recrues sont à l’aise en une semaine. », affirme la responsable de la réception.
Séminaires, forfaits spa ou réservations au restaurant : l’interface reste la même quel que soit le type de réservation. Le personnel passe ainsi d’une tâche à l’autre sans avoir à réfléchir à l’outil lui-même.
« C'est de loin le système le plus simple sur lequel j'aie jamais formé quelqu'un. J'en ai pratiqué beaucoup, mais grâce à la VISIT Platform, les nouvelles recrues sont à l'aise en une semaine. »
Rééquilibrer en faveur des réservations directes
Commissions élevées, peu de possibilités de ventes additionnelles : les hôtels très dépendants des OTA connaissent bien cette frustration. Le moteur de réservation en ligne de la VISIT Platform a aidé Dömle Herrgård à rééquilibrer la situation à son avantage.
La démarche est assumée. « Aujourd’hui, nous limitons les chambres disponibles sur les OTA et n’y proposons que la formule chambre et petit-déjeuner. Pour un forfait, il faut réserver en direct. Ça change tout », explique la responsable de la réception.
Créer un nouveau forfait dans le moteur de réservation est simple : il faut environ cinq à dix minutes pour ajouter les images et les tarifs. L’équipe peut donc réagir vite à la demande et renouveler son offre tout au long de l’année.
Le lien avec les canaux marketing s’est lui aussi révélé utile. « Beaucoup de nos week-ends à thème affichent complet grâce au moteur de réservation. Quand nous diffusons des publicités sur Facebook, nous renvoyons directement vers la page de réservation, où les clients voient tout de suite disponibilités, prix et détails. Ils peuvent réserver en quelques minutes », souligne la responsable de la réception.
Une organisation qui fonctionne
Dömle Herrgård travaille en étroite collaboration avec le golf voisin, et la connectivité de la VISIT Platform permet plus facilement d’offrir aux clients une expérience cohérente entre les deux.
« Avec la VISIT Platform, les clients réservent tout directement chez nous, et nous nous occupons de leurs départs au golf », explique la responsable de la réception.
Dans un établissement où hébergement, restauration et activités font partie du même séjour, tout gérer au même endroit est un avantage concret, que les clients ressentent sans forcément le remarquer.
Pour Dömle Herrgård, la VISIT Platform a rendu le quotidien plus facile à gérer et donné à l’équipe de meilleurs outils pour développer les réservations directes et offrir une expérience client homogène.