Une exploitation complexe, dans un lieu isolé
Pour proposer son programme d’activités, Arctic Bath s’appuie sur plus de 20 partenaires locaux, et chaque séjour exige une coordination minutieuse entre hébergement, restauration, spa et expériences. Gérer tout cela efficacement depuis un site aussi isolé suppose des systèmes à la fois souples et fiables.
Depuis 2020, le PMS All-in-One de VISIT (powered by VisBook) est au cœur de l’exploitation : une plateforme centrale qui réunit hébergement, soins du spa, activités et réservations au restaurant. « Le système répond bien à nos besoins, explique Lisa. Nous réservons tout sur une seule plateforme, et nos clients reçoivent une facture unique pour l’hébergement, les activités, les transferts et le restaurant. Il nous permet aussi de suivre les statistiques dont nous avons besoin. »
Plus récemment, Arctic Bath a adopté le moteur de réservation de VISIT (powered by BookVisit) pour renforcer ses réservations directes, avec une expérience de réservation en ligne plus visuelle et plus simple à utiliser. « Le moteur de réservation fonctionne de manière plus automatique, il est plus beau et plus facile à gérer pour nous, qu’il s’agisse de mettre à jour les disponibilités ou de traiter les réservations entrantes, précise Lisa. Le channel manager est aussi une excellente fonctionnalité : il évite les surréservations et garde tout connecté au même endroit. »
Une organisation simplifiée, des clients mieux servis
Pour un petit établissement exclusif, pouvoir anticiper change réellement la qualité de chaque séjour. C’est précisément là que la préréservation dans le moteur de réservation fait la différence.
« Comme nos clients peuvent réserver leurs dîners et leurs déjeuners à l’avance directement dans le moteur de réservation, nous planifions beaucoup plus facilement, raconte Lisa. Nous avons aussi utilisé cette fonction pour des week-ends à thème, et les clients qui veulent personnaliser leur séjour se servent des options complémentaires. »
Les cartes cadeaux sont elles aussi plus simples à gérer. Arctic Bath en a toujours vendu beaucoup, mais le passage en ligne avec le module cartes cadeaux de VISIT a allégé l’administratif et rendu l’achat plus accessible. « Moins d’administratif pour nous, plus d’accessibilité pour le client. Et elles sont faciles à suivre et à utiliser », ajoute Lisa.
« Nous réservons tout sur une seule plateforme, et nos clients reçoivent une facture unique pour l'hébergement, les activités, les transferts et le restaurant. »
Ouvert aux réservations à toute heure
Arctic Bath accueille des voyageurs du monde entier : les demandes de réservation ne s’arrêtent donc pas à la fermeture du service réservations. Grâce à la disponibilité 24/7 permise par VISIT Platform, l’établissement sert des clients dans tous les fuseaux horaires, sans charge supplémentaire pour l’équipe.
« Le moteur de réservation permet aux clients de réserver même quand notre service réservations est fermé, explique Lisa. Comme nous accueillons des voyageurs du monde entier, avec des fuseaux horaires différents, chacun a besoin d’être servi à des heures différentes. Avec le moteur de réservation, ils peuvent vérifier les disponibilités et garantir leur chambre à n’importe quelle heure. »
Une fois la réservation confirmée, l’équipe reprend contact personnellement pour adapter le séjour. Le processus reste ainsi efficace, tout en étant vraiment centré sur le client.
Une équipe qui travaille à distance
L’un des avantages les moins visibles de cette organisation concerne les personnes qui la font vivre. L’équipe commerciale et réservations d’Arctic Bath travaille à distance, et la souplesse de VISIT Platform est essentielle pour que cela fonctionne.
« Toute notre équipe commerciale et réservations travaille à distance. C’est possible parce que notre système est très flexible, souligne Lisa. Nous collaborons sans difficulté malgré la distance avec nos collègues sur place, et nous pouvons intervenir à tout moment si une réservation demande notre attention. »
Le processus de réservation entièrement numérique correspond aussi à l’engagement d’Arctic Bath en matière de durabilité. « La durabilité fait partie de nos valeurs fondamentales. Que tout se passe en numérique entre nous et le client a donc encore plus de valeur », note Lisa.
Et demain
Arctic Bath commence à préparer un nouvel espace dédié aux petites conférences haut de gamme, aux retraites de yoga et à d’autres rassemblements du même type. Il sera intégré à l’exploitation existante dès son ouverture.
« C’est un peu différent de ce que nous faisons aujourd’hui, mais d’après mon expérience, je suis convaincue que tout fonctionnera parfaitement », confie Lisa.
Pour une destination fondée sur des expériences haut de gamme et personnalisées, il est essentiel que les systèmes suivent cette ambition. VISIT Platform a donné à Arctic Bath une base solide pour son exploitation actuelle, avec la marge nécessaire pour grandir avec elle.