Au Vadstena Klosterhotel, l’atmosphère compte.
Au bord du lac Vättern, en Suède, l’hôtel marie cadre historique et hôtellerie moderne. On y vient pour séjourner, profiter du spa, organiser une conférence ou un mariage, ou simplement passer le week-end.
Pour beaucoup de clients, le premier contact avec Vadstena passe par un e-mail, bien avant la réception.
Le défi : chaque e-mail sans réponse est une réservation menacée
Vadstena reçoit environ 690 e-mails de clients par mois. Beaucoup viennent de personnes sur le point de réserver : elles comparent les dates, hésitent entre deux catégories de chambre, s’informent sur les forfaits ou vérifient les disponibilités.
Pour l’équipe de la réception, la messagerie était devenue l’une de ces tâches invisibles qui ne cessent de grossir en arrière-plan.
« Nous traitons chaque jour de nombreuses questions détaillées, et les e-mails prennent beaucoup de temps à l'équipe. Avec des brouillons rédigés par l'IA directement dans Outlook, nous répondons bien plus vite, tout en gardant un ton chaleureux et personnel. »
Les demandes étaient très variées : chambres pour des séjours loisirs, séjours de groupe, forfaits spa, conférences et mariages, modifications de réservation, demandes particulières et tables au restaurant. Sur trois mois d’analyse, les seules réservations de chambres individuelles en séjour loisirs représentaient en moyenne 109 e-mails par mois, la catégorie la plus importante.
Il ne s’agit pas toujours de questions simples. Chaque e-mail peut obliger un membre de l’équipe à vérifier les disponibilités en temps réel dans BookVisit ou VisBook, à comparer dates et catégories de chambre, à confirmer le tarif puis à rédiger une réponse personnalisée, tout en gérant l’accueil.
Lors d’une mesure de référence, un e-mail courant de réservation de chambre a demandé 5 minutes de traitement actif. Dans la réalité de la réception, entre les interruptions, les changements de tâche et l’accueil à assurer en parallèle, il fallait plutôt compter 15 minutes.
À ce rythme, la messagerie devenait bien plus qu’une charge administrative : un vrai risque pour la conversion. Quand un client compare plusieurs options, une réponse lente peut lui faire réserver ailleurs.
Pourquoi avoir choisi Altek AI associé aux solutions de la plateforme VISIT
Vadstena ne voulait pas d’une nouvelle plateforme à gérer pour la réception. L’hôtel voulait que l’organisation existante fonctionne mieux.
L’AI Email Agent d’Altek s’est distingué parce qu’il fonctionne directement dans Outlook et se connecte à BookVisit et VisBook, les systèmes que l’équipe de la réception utilise déjà au quotidien.
Plus besoin de passer d’un système à l’autre, de vérifier les disponibilités à la main ni de rédiger chaque réponse en partant de zéro : l’équipe trouve un brouillon généré par l’IA directement dans sa messagerie.
L’équipe garde la main. Chacun relit le brouillon, le modifie si besoin et envoie lui-même la réponse finale.
L’IA se charge des recherches et de la rédaction. La réception, elle, se consacre à la relation avec le client.
La solution : du message reçu à une réponse prête pour la réservation
Dès qu’une demande arrive, Altek récupère les données utiles dans BookVisit et VisBook, les plateformes VISIT, et génère un brouillon de réponse directement dans Outlook. Ce brouillon propose les bonnes chambres, les bons tarifs et la bonne étape suivante pour le client.
Au lieu de partir d’un e-mail vierge, l’équipe part d’un brouillon presque prêt.
L’IA aide notamment pour :
- les questions de disponibilité
- les comparaisons de prix et de dates
- les explications sur les catégories de chambre
- les demandes de proposition de réservation
- les questions sur le spa, les forfaits et les séjours en week-end
L’e-mail n’est qu’un point de départ, et la valeur dépasse la simple automatisation des e-mails. Avec BookVisit et VisBook, Altek aide l’équipe à retrouver les bonnes données, à préparer la bonne réponse et à rapprocher la demande de la réservation, sans quitter les outils qu’elle utilise déjà.
De la demande à la réservation : un exemple réel
Un client souhaitait réserver deux chambres doubles au Nunneklostret pour une nuit, et demandait s’il restait des chambres avec vue sur le lac Vättern.
E-mail du client
Bonjour,
Serait-il possible de réserver deux chambres doubles au Nunneklostret aux dates suivantes : arrivée le samedi 27 juin, départ le dimanche 28 juin ?
S’il reste des chambres avec vue sur le lac Vättern, ce serait parfait.
Bien cordialement,
[NAME]
Traitée à la main, cette demande obligeait à vérifier quelles chambres avec vue sur le lac Vättern étaient libres à ces dates, à repérer les catégories encore ouvertes, à chercher les tarifs et à rédiger une réponse de zéro, parfois en servant des clients à l’accueil en même temps.
Avec Altek, le brouillon généré par l’IA s’est appuyé sur les données de réservation connectées pour préparer une réponse complète. Le membre de l’équipe l’a relu en 30 secondes environ et l’a envoyé sans modification. Le gain de temps vient de là : Altek lit instantanément les disponibilités et les tarifs dans le système VISIT, et plus personne n’a besoin d’interroger la plateforme à la main.
Réponse finale de l’hôtel
Bonjour [NAME],
Merci pour votre message !
Du samedi 27 au dimanche 28 juin, nous avons actuellement des chambres doubles disponibles au Nunneklostret, côté cour, à 3 495 SEK par chambre et par nuit, petit-déjeuner compris.
Les chambres avec vue sur le lac Vättern sont complètes pour le moment.
Si vous m’envoyez votre numéro de téléphone, je peux vous adresser par e-mail une proposition de réservation à valider via le lien du message 😊
Bien chaleureusement, depuis le monastère,
[NAME]
Réception
Vadstena Klosterhotel
La réponse est exacte, complète, et conduit directement le client vers l’étape suivante de sa réservation.
Résultats : des réponses plus rapides, du temps regagné et plus de place pour les clients
de temps de traitement actif en moins
d'accueil économisées chaque mois, rien que pour les réservations de chambres
Heures d'accueil économisées par an (estimation)
Plus largement : la rapidité de réponse, un levier de chiffre d’affaires
La rapidité de réponse dépasse l’indicateur opérationnel : dans l’hôtellerie, elle pèse directement sur le chiffre d’affaires.
Un client qui compare plusieurs établissements avance plus volontiers quand il reçoit une réponse rapide, claire et utile. Une demande sérieuse qui reste sans réponse, ou qui tombe sur une réception déjà débordée, est une réservation qui risque de ne jamais se faire.
Avec Altek, l’équipe de la réception de Vadstena répond plus vite aux demandes de chambres, aux questions sur les forfaits et aux demandes de réservation, sans rien perdre du ton chaleureux et personnel qui fait la réputation de l’hôtel.
« Ce qui change le plus, c'est de ne plus devoir partir de zéro à chaque fois. On gagne du temps, on est moins stressés, et on peut se concentrer davantage sur l'expérience client. »
Et maintenant ?
Vadstena va continuer à utiliser l’AI Email Agent d’Altek pour réduire le travail manuel sur la messagerie, répondre plus vite et libérer l’équipe de la réception au profit de l’expérience client.
Prochaine étape : l’étendre à des demandes plus complexes et à plus forte valeur, comme les réservations de groupe, les conférences, les mariages, les forfaits et les événements. Sur ces flux, les gains de temps devraient être encore plus importants, tout comme l’impact potentiel sur le chiffre d’affaires de réponses plus rapides aux clients prêts à réserver.
Altek aide les hôtels à transformer plus vite les demandes sérieuses en réservations : l’outil travaille dans la messagerie, s’appuie sur les données de réservation en temps réel et laisse la validation à l’humain là où elle compte. Dans cet écosystème, VISIT apporte une infrastructure de réservation solide, et Altek la rapidité et l’intelligence qui en font un avantage concurrentiel.